Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich müssen Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere entsprechend der Bundesabgabenordnung sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt zu laufen am Ende des Jahres, für das die Buchungen vorgenommen wurden. Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist am Ende des Jahres weg, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Bei Unterlagen, die in einem für die Abgabenerhebung betreffenden anhängigen Verfahren von Bedeutung sind oder in einem gerichtlichen oder behördlichen Verfahren als Beweismittel dienen, verlängert sich die Frist auf unbestimmte Zeit.

Für bestimmte Unterlagen gibt es eigene Aufbewahrungsfristen, wie zum Beispiel:

• 22 Jahre: Für Unterlagen, die bestimmte Grundstücke im Sinne des Umsatzsteuergesetzes betreffen.
• 10 Jahre z. B. für alle Aufzeichnungen, die bei Inanspruchnahme der sogenannten One-Stop-Shops zu führen sind.

Haben Sie Förderungen in Anspruch genommen, so sind auch die Bestimmungen zur Aufbewahrung der entsprechenden Förderrichtlinie zu beachten (z. B. zehn Jahre bei Investitionsprämie, Kurzarbeitsbeihilfe oder Energiezuschuss).

Bitte beachten Sie, dass Betriebsprüfungen bis zehn Jahre zurück möglich sind. Daher kann es sinnvoll sein, Unterlagen auch so lange aufzuheben. Für bestimmte Unterlagen und Belege (z.B. für sogenannte steuerliche Dauersachverhalte wie z.B. Verlustabzüge) empfiehlt sich eine Aufbewahrung über die oben genannten Fristen hinaus.

Auch Unterlagen über Eigentums- oder Bestandsrechte sollten länger aufgehoben werden. Beim Kauf eines Grundstücks bzw. einer Immobilie im Privatvermögen sollten alle Unterlagen, die mit dem Kauf, einem Zu- und Umbau oder einer Großreparatur in Zusammenhang stehen, für Zwecke der Berechnung der Immobilienertragsteuer bei einem späteren Verkauf unbefristet aufbewahrt werden.

Dieser Artikel gibt einen Überblick zu Aufbewahrungsfristen in Steuergesetzen. Weitere Normen sind zu beachten (wie z.B. für die digitale Belegaufbewahrung).

Stand: 28. Dezember 2022